Hướng dẫn sử dụng MA-ERP

1. Mục tiêu tài liệu

Tài liệu này giúp người dùng mới nắm cách vận hành MA-ERP từ lúc thiết lập ban đầu đến khi chạy thực tế hằng ngày.

2. Đối tượng sử dụng

• Chủ doanh nghiệp
• Quản lý kho
• Nhân viên kho
• Nhân viên mua hàng / bán hàng

3. Phân quyền trong hệ thống

• admin: Toàn quyền (danh mục, giao dịch kho, PO/SO, cài đặt, báo cáo).
• view: Chỉ xem dashboard và báo cáo.

4. Quy trình bắt đầu (thiết lập lần đầu)

Bước 1: Đăng nhập

• Mở link Web App.
• Nhập Username và Password.
• Nhấn Đăng nhập.

Bước 2: Cấu hình thương hiệu (khuyến nghị)

• Vào menu Cài đặt -> Thương hiệu.
• Cập nhật tên công ty, logo, thông tin liên hệ.
• Nhấn Lưu.

Bước 3: Khai báo danh mục nền

• Danh mục -> Nhà cung cấp: thêm danh sách NCC.
• Danh mục -> Khách hàng: thêm danh sách khách hàng.
• Danh mục -> Danh mục: tạo nhóm sản phẩm.
• Danh mục -> Sản phẩm/Dịch vụ: thêm mã sản phẩm, đơn vị, quy đổi, tồn tối thiểu.

Bước 4: Nạp tồn đầu kỳ

• Vào Giao dịch kho -> Nhập kho.
• Tạo phiếu nhập đầu kỳ để đưa tồn thực tế vào hệ thống.

5. Vận hành hằng ngày

5.1 Nhập kho trực tiếp

• Mở Giao dịch kho -> Nhập kho.
• Chọn ngày, nhà cung cấp, ghi chú.
• Thêm dòng sản phẩm: mã hàng, đơn vị, số lượng, đơn giá.
• Nhấn Lưu phiếu.

5.2 Xuất kho trực tiếp

• Mở Giao dịch kho -> Xuất kho.
• Chọn ngày, khách hàng, ghi chú.
• Thêm sản phẩm cần xuất.
• Nhấn Lưu phiếu.
• Hệ thống sẽ kiểm tra tồn kho, chặn xuất quá tồn.

5.3 Quy trình PO (đơn mua hàng)

• Mở Đơn hàng -> PO - Đặt hàng.
• Tạo mới PO, nhập thông tin và chi tiết.
• Lưu nháp -> Gửi duyệt -> Duyệt.
• Khi hàng về: nhấn Tạo phiếu nhập để tạo phiếu nhập kho từ PO đã duyệt.

5.4 Quy trình SO (đơn bán hàng)

• Mở Đơn hàng -> SO - Đơn bán.
• Tạo mới SO, nhập thông tin và chi tiết.
• Lưu nháp -> Gửi duyệt -> Duyệt.
• Khi giao hàng: nhấn Tạo phiếu xuất để tạo phiếu xuất kho từ SO đã duyệt.

6. Theo dõi và báo cáo

6.1 Dashboard

• Vào Tổng quan -> Dashboard.
• Chọn năm/tháng cần xem.
• Theo dõi:
• KPI tồn kho, hết hàng, dưới min.
• Xu hướng nhập/xuất.
• Top tồn nhiều, top tồn ít.

6.2 Báo cáo tồn kho

• Vào Báo cáo -> Báo cáo tồn kho.
• Tìm theo mã/tên.
• Có thể Export CSV.

6.3 Thẻ kho

• Vào Báo cáo -> Thẻ kho.
• Chọn sản phẩm + khoảng ngày.
• Xem lịch sử nhập/xuất/tồn theo thời gian.

6.4 Báo cáo nhập/xuất theo tháng

• Vào Báo cáo -> BC Nhập (tháng) hoặc BC Xuất (tháng).
• Chọn tháng cần xem.
• Dùng để đối soát vận hành/kế toán.

7. In chứng từ và xuất file

• Trong các màn chi tiết chứng từ, có thể:
• In A4
• In gọn
• Xuất PDF
• Xuất CSV (ở các màn báo cáo phù hợp)

8. Quét mã vạch

• Khi nhập/xuất, nhấn Quét.
• Cho phép quyền camera trên trình duyệt.
• Đưa mã vào giữa khung quét.
• Yêu cầu: chạy qua HTTPS để camera hoạt động ổn định.

9. Các lỗi thường gặp và cách xử lý

Lỗi: “Phiên đăng nhập hết hạn”

• Đăng nhập lại.
• Nếu lặp lại nhiều lần, kiểm tra token/session và thời gian hệ thống.

Lỗi: “Không đủ tồn để xuất”

• Kiểm tra tồn hiện tại của sản phẩm.
• Rà lại đơn vị tính/quy đổi.
• Thực hiện nhập kho trước khi xuất.

Lỗi: “Lỗi tải dữ liệu” ở dashboard

• Nhấn Làm mới dữ liệu.
• Tải lại trang (Ctrl+F5).
• Nếu vẫn lỗi: kiểm tra quyền người dùng hoặc log backend.

Lỗi quét barcode không hoạt động

• Kiểm tra website đang chạy HTTPS.
• Cho phép quyền camera trong trình duyệt.
• Thử trình duyệt Chrome/Edge mới nhất.

10. Checklist vận hành khuyến nghị

Hằng ngày

• Kiểm tra dashboard đầu ngày.
• Đối chiếu phiếu nhập/xuất phát sinh.
• Kiểm tra danh sách sắp dưới tồn tối thiểu.

Hằng tuần

• Rà soát top sản phẩm xuất nhiều.
• Rà soát mặt hàng tồn cao bất thường.
• Chốt các PO/SO đang chờ duyệt.

Hằng tháng

• Xuất báo cáo nhập/xuất và tồn kho.
• Đối soát với kế toán.
• Tối ưu mức tồn tối thiểu theo thực tế bán hàng.

11. Khuyến nghị triển khai cho doanh nghiệp

• Chuẩn hóa mã sản phẩm ngay từ đầu.
• Quy định rõ ai được tạo, ai được duyệt chứng từ.
• Duy trì quy trình “chứng từ trước, xuất nhập sau” để dữ liệu luôn chính xác.
• Sao lưu Google Sheet định kỳ.

Nếu bạn muốn, có thể tách tài liệu này thành:

• Bản “Hướng dẫn cho nhân viên kho” (ngắn, thao tác nhanh).
• Bản “Sổ tay quản lý” (tập trung dashboard và báo cáo quản trị).